河南程功律师事务所

2.合同中可约定特定事项的授权代表

合同行为中涉及订单发送、确认签字、货物签收等一系列行为，可能涉及人员较多，如条件许可，律师认为在合同行为中应当直接明确双方授权代表及其受权范围。如目前客户方对公司的送货单签收相对比较混乱，而确认客户确已收到货物又是一旦双方将来发生争议公司进行诉讼的重要依据，故在合同文本中可约定客户方对货物签收的签字一个或数个货物签收授权代表，并在合同中预留签字字样，如授权代表发生变动的，应在第一时间将授权人变动情况及新的签字字样及时书面函告对方。

3.合同中所涉的印章使用及送达地址确认问题

针对目前大多数公司印章使用相对混乱的行为，也可在合同中约定各种印章在合同行为中的使用规则，如签署合同或补充条款应使用“公章”或“合同专用章”；对帐应使用“公章”、“合同专用章”或“财务专用章”；签收货物可使用“公章”、“合同专用章”、“财务专用章”或“业务专用章”等。

另外，鉴于目前大量的公司注册地与实际经营地不一，或一家公司拥有多处经营地，为防止纠纷发生时可能出现的双方沟通不畅，函件无法送达等情形，可在合同文本中确认双方信函、文件等的送达地址，明确任何一方地址发生变动的，应及时书面通知对方，并约定一方按确认地址发出有关信函两日后，即可推定对方已收到。

4.对合同中的违约责任的设定要慎重

必须注意的是，合同文本中对违约责任的约定是把“双刃剑”，必须进行合理的运用。在买卖双方市场地位基本对等的情况下，违约责任的设定更应适当合理，这样也更有利于客户同意接受我方提供的合同文本。

在司法实践中，违约责任设定过高或过于苛刻往往会被法院或仲裁委员会认定无效，这就等同于没有约定违约责任，反而会不利于公司利益的维护。

5.重视争议解决问题的约定

现行法律对合同中争议问题的解决方式给予了较大的自由选择空间。根据《民事诉讼法》规定：“合同的双方当事人可以在书面合同中协议选择被告住所地、合同履行地、合同签订地、原告住所地、标的物所在地人民法院管辖”；根据我国《仲裁法》规定：“当事人采用仲裁方式解决纠纷，应当双方自愿，达成仲裁协议。没有仲裁协议，一方申请仲裁的，仲裁委员会不予受理。”

另，在涉外案件的争议解决机制中，必须注意有部分国家可能会对我国法院判决的认定及执行设有障碍，相比较而言，仲裁裁决的可执行力要优于法院判决。故用足法律授权，在合同文本中对管辖地作出有利于自身的约定尤为重要。

四、合同的调查、签署及履行所涉问题

1.合同行为应当重视调查

公司在经营过程中与客户进行交易应当重视对相关信息的调查，特别在一些交易数额较大的交易活动中，类似的调查活动更显得尤为重要。这些调查的范围主要有如下三种：

（1）对合同相对人进行调查。客户是公司交易的直接相对人，无论是新客户还是老客户，当合同交易额巨大或有迹象表明客户履约能力发生异常时，应当进行必要的调查。调查内容包括：主体的真实性、合法性、公司资产（车辆、房屋、上一年度会计报表等）状况等。

（2）对合同相关方展开调查。合同相关方是可能与合同有关的担保方，债务承担方（如约定由第三方付款），合同履行过程中，相关方担保能力、债务履行能力出现异常亦有可能危及合同的正常履行，因此也有必要进行一定的调查。

（3）对合同行为的相关财产进行调查。如合同交易中担保方提供担保财产的权属情况，有无设定抵押、查封等他项权利等情形。

对上述调查活动应由公司业务承办人具体负责，必要时也可由律师前往进行调查。